不動産売却を検討し始めた際、どの書類をいつまでに準備すべきか不安に感じる方は少なくありません。この記事では、査定、売買契約、引き渡しといった各ステップや、一戸建て・マンション・土地といった物件種別ごとに、必要な書類を詳しく解説します。入手場所や取得方法、紛失時の対応についてもまとめていますので、手続きを滞りなく進めるためのガイドとして活用してください。
目次
不動産売却時の必要書類
不動産売却では、売主本人の確認や物件情報の確認、買主への説明、引き渡し手続きのためにさまざまな書類が必要になります。すべての書類が必ず必要になるわけではありませんが、早めに有無を確認しておくと、査定・契約・引き渡しをスムーズに進めやすくなります。
本人確認書類
本人確認書類は、売主が不動産の所有者本人であることを確認するために必要です。運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなどが該当します。
共有名義の不動産を売却する場合は、共有者全員分の本人確認書類が必要になるのが一般的です。
住民票
住民票は、登記簿上の住所と現在の住所が異なる場合などに必要になります。売却時の登記手続きで住所変更が必要になるケースがあるためです。
すでに引っ越している場合や、登記上の住所が古いままになっている場合は、早めに確認しておきましょう。
実印
実印は、売買契約や登記関連の書類に押印する際に使用します。不動産売却では重要な書類に押印する場面があるため、認印ではなく、市区町村に登録している実印が必要です。
共有名義の場合は、共有者それぞれの実印が必要になります。
印鑑証明書
印鑑証明書は、押印した実印が本人のものであることを証明する書類です。主に所有権移転登記や抵当権抹消登記などの手続きで使います。
一般的に、発行から3か月以内のものを求められることが多いため、早く取りすぎないよう注意しましょう。
登記済権利証（または登記識別情報）
登記済権利証または登記識別情報は、不動産の所有者であることを証明する重要な書類です。昔の不動産では「権利証」、比較的新しい不動産では「登記識別情報」として発行されています。
売却時の所有権移転登記で必要になるため、紛失していないか早めに確認しておきましょう。紛失している場合でも売却は可能ですが、司法書士による本人確認情報の作成など、別の手続きが必要になります。
固定資産税納税通知書（または固定資産税評価証明書）
固定資産税納税通知書は、固定資産税額や評価額を確認するために使います。売却時には、固定資産税を売主と買主で日割り精算することが一般的なため、その計算にも必要です。
納税通知書が手元にない場合は、市区町村の窓口で固定資産税評価証明書を取得して代用できる場合があります。
建築確認済証・検査済証
建築確認済証は、建物が建築基準法に基づいて計画されたことを示す書類です。検査済証は、完成した建物が確認申請どおりに建てられたことを示します。
一戸建てを売却する際に求められることがあり、買主にとって建物の安全性や適法性を確認する材料になります。紛失している場合は、自治体で建築計画概要書などを確認できることがあります。
地積測量図・境界確認書
地積測量図は、土地の面積や形状を確認するための書類です。境界確認書は、隣地との境界について関係者が確認したことを示す書類です。
土地や一戸建てを売却する場合、境界があいまいだと買主とのトラブルにつながることがあります。境界が未確定の場合は、売却前に土地家屋調査士へ相談し、測量や境界確認を行う必要があるケースもあります。
マンションの管理規約、議事録、長期修繕計画書
マンションを売却する場合は、管理規約、総会議事録、長期修繕計画書などが必要になることがあります。
これらの書類は、マンションの管理ルールや修繕予定、管理費・修繕積立金の状況を買主が確認するために使われます。手元にない場合は、管理会社や管理組合に確認しましょう。
物件状況等報告書
物件状況等報告書は、売主が把握している物件の状態を買主に伝えるための書類です。雨漏り、シロアリ被害、給排水設備の不具合、近隣トラブルの有無などを記載します。
売却後のトラブルを防ぐためにも、分かっている不具合は正直に記載することが大切です。後から不具合が発覚すると、契約不適合責任を問われる可能性があります。
設備表
設備表は、売却する不動産に付いている設備の有無や状態を確認するための書類です。キッチン、浴室、トイレ、給湯器、エアコン、照明器具などについて、残すもの・撤去するもの・故障の有無を記載します。
引き渡し後に「あると思っていた設備がなかった」「故障していると聞いていなかった」といったトラブルを防ぐために、設備の状態はできるだけ正確に記載しましょう。
引き渡しの際に必要な書類
不動産の引き渡し時には、売買代金の受け取りや住宅ローンの完済、登記手続きに関する書類が必要になります。売買契約時に必要な書類とは別に、決済日までに準備しておくものがあるため、不動産会社や司法書士と確認しながら進めましょう。
銀行口座書類など
引き渡し日には、買主から売買代金の残金を受け取ります。そのため、売却代金を受け取るための銀行口座情報が必要です。
通帳やキャッシュカードなど、口座番号や支店名が分かるものを用意しておきましょう。住宅ローンが残っている場合は、売却代金を受け取ったあと、その資金でローンを完済する流れになることもあります。
また、固定資産税や管理費などの精算金を受け取る場合もあるため、当日の入金先を事前に確認しておくと安心です。
抵当権等抹消書類
住宅ローンが残っている不動産を売却する場合は、引き渡しまでにローンを完済し、金融機関の抵当権を抹消する必要があります。
抵当権とは、万が一ローンの返済ができなくなった場合に、金融機関が不動産を担保として扱える権利のことです。抵当権が残ったままでは、原則として買主へ不動産を引き渡すことができません。
ローン完済後、金融機関から抵当権抹消に必要な書類が発行されます。具体的には、登記原因証明情報や金融機関の委任状などが必要になることがあります。実際の登記手続きは司法書士が行うのが一般的なので、金融機関・不動産会社・司法書士と連携して準備を進めましょう。
住民票
引き渡し時には、住民票が必要になる場合があります。特に、登記簿上の住所と現在の住所が異なる場合は、住所変更登記を行うために住民票が必要です。
たとえば、不動産を購入した後に引っ越しをしているにもかかわらず、登記上の住所を変更していない場合は、売却前または売却時に住所のつながりを確認する手続きが必要になります。
住民票は市区町村役場やコンビニ交付で取得できますが、発行から3か月以内のものを求められることが多いため、決済日が近づいてから取得するとよいでしょう。
各書類の入手場所・取得方法と費用の目安
必要書類のなかには、公的機関で取得するものと、自宅で保管されているものがあります。それぞれの入手方法と費用の目安を解説します。
役所や法務局で取得できる書類
公的書類は、窓口での申請のほか、郵送やオンライン、マイナンバーカードを利用したコンビニ交付などで取得可能です。
- 印鑑証明書・住民票：市区町村役場やコンビニで取得できます。1通あたり200円から300円程度の手数料がかかります。
- 固定資産税評価証明書：各市区町村の税務窓口（東京23区は都税事務所）で取得します。手数料は1通300円から400円程度です。
- 登記事項証明書・公図：法務局の窓口やオンライン申請で取得します。窓口受取の場合は1通600円ですが、オンライン請求を利用すると割引が適用されます。
手元に保管されていることが多い書類
購入時や相続時に受け取り、自宅で保管しているはずの書類も多くあります。
- 登記識別情報（権利証）：法務局から発行された最重要書類です。金庫や重要書類ファイルなどに保管されていないか確認してください。
- 売買契約書・重要事項説明書：購入当時の条件を確認するだけでなく、売却後の確定申告で「取得費」を証明するためにも必要となります。
- 固定資産税納税通知書：毎年4月から5月頃に自治体から郵送されます。紛失しても再発行はできませんが、評価証明書で代用可能です。
固定資産税関連の書類は混同しやすいので整理しておきましょう。手元に届く「納税通知書」は査定時に、役所で取得する「評価証明書」は引き渡し（登記）時に使う、と覚えておくとスムーズです。
不動産売却時の書類はいつまでに準備が必要？
不動産売却の必要書類は、すべてを最初からそろえる必要はありません。査定依頼時、媒介契約時、売買契約時、引き渡し時など、売却の進行に合わせて必要になる書類が変わります。
ただし、登記済権利証や測量図、建築確認済証などは、紛失していると確認や代替手続きに時間がかかることがあります。売却を検討し始めた段階で、手元にある書類を一度確認しておくと安心です。
査定依頼時に用意したい書類
査定依頼時は、物件の情報が分かる書類を用意しておくと、不動産会社がより正確に価格を判断しやすくなります。必ずすべてをそろえる必要はありませんが、手元にあるものは準備しておきましょう。
査定時にあると便利な書類は、主に次のとおりです。
・登記済権利証または登記識別情報
・固定資産税納税通知書
・購入時の売買契約書
・建築確認済証・検査済証
・間取り図や建物図面
・マンションの場合は管理規約や長期修繕計画書
・土地や一戸建ての場合は測量図や境界確認書
これらの書類があると、土地面積や建物面積、築年数、権利関係、管理状況などを確認しやすくなります。査定額の根拠も明確になりやすいため、売却価格の目安を把握しやすくなります。
媒介契約を結ぶ際に用意したい書類
媒介契約とは、不動産会社に正式に売却活動を依頼するための契約です。媒介契約を結ぶ段階では、売主本人の確認や物件情報の確認に必要な書類を準備します。
媒介契約時に用意したい書類は、主に次のとおりです。
・本人確認書類
・登記済権利証または登記識別情報
・固定資産税納税通知書
・印鑑
・物件の図面や間取り図
・マンションの場合は管理規約や管理費が分かる資料
・土地や一戸建ての場合は測量図や境界確認書
媒介契約時点では、印鑑証明書や住民票などの公的書類までは不要なケースもあります。これらは売買契約や引き渡しの段階で必要になることが多いため、不動産会社の指示に合わせて取得しましょう。
特に印鑑証明書や住民票は、発行から3か月以内のものを求められることがあります。早く取得しすぎると期限切れになる可能性があるため、必要なタイミングを確認してから準備することが大切です。
重要書類を紛失した場合の対処法
必要書類を紛失してしまったとしても、売却を諦める必要はありません。適切な手続きを踏むことで売却は可能です。
登記識別情報（権利証）が見当たらない場合
登記識別情報や権利証は再発行ができません。紛失した場合は、以下のいずれかの方法で所有権移転登記を行います。
1つ目は、司法書士による「本人確認情報の提供制度」を利用する方法です。司法書士が売主本人と直接面談して、間違いなく所有者であることを確認した報告書を作成します。実務で最も多く利用されますが、司法書士への報酬として5万円から10万円程度の費用が発生します。
2つ目は、法務局の「事前通知制度」を利用する方法です。登記申請後に法務局から本人宛てに届く通知書に、実印を押して返送することで本人確認とする仕組みです。費用はかかりませんが、手続きに時間がかかるため、通常の売買取引ではスケジュール管理に注意が必要です。
その他の書類を紛失した際の対応
測量図がない場合は、土地家屋調査士に依頼して再度測量を行います。また、建築確認済証などが見当たらない場合も、役所の台帳記録から証明書を発行できることがあります。まずは「何がないのか」を不動産会社の担当者に正直に伝え、早めに対策を講じることが大切です。
売却完了後の確定申告で追加が必要になる書類
不動産の引き渡しが終わった後、利益（譲渡所得）が出た場合には、翌年の2月から3月にかけて確定申告を行う必要があります。
譲渡所得の計算に必要な書類とは
確定申告では「売却益がいくら出たか」を計算するために、以下の書類が必要となります。
- 購入時の契約書と領収書：当時の物件価格や仲介手数料、印紙代などを証明する「取得費」の算出に不可欠です。もし購入時の価格が不明な場合は、売却価格の5％を取得費とするルールがありますが、税金が高くなる傾向にあるため、書類は可能な限り探しておくべきです。
- 売却時の費用を証明する書類：今回の売却で支払った仲介手数料や測量費、解体費などの領収書を準備します。これらは「譲渡費用」として利益から差し引くことができます。
※税制や確定申告の具体的な計算方法については個別の状況により異なるため、最終的な判断は管轄の税務署や税理士などの専門家にご確認ください。
書類準備をスムーズに進めるための注意点
書類の不備で取引がストップしないよう、以下の2点に注意して準備を進めましょう。
余裕を持ったスケジュール管理の重要性
特に「境界確定測量」は、隣地所有者とのスケジュール調整が必要なため、完了までに3か月以上かかることもあります。売却を検討し始めたらすぐに測量図の有無を確認してください。一方で、印鑑証明書などの公的書類には「発行から3か月以内」という有効期限があります。早すぎると期限切れになってしまうため、決済日が決まってから取得するようにしましょう。
不備を防ぐためのチェックリスト活用法
前述の相続・共有名義のケースを含め、誰が何を準備するのかをリスト化し、不動産会社と共有しながら1つずつチェックしていくことで、当日の手続きを確実に成功させることができます。必要書類は物件や状況によって変わるため、早い段階で担当者に「自分のケースで必要なものは何か」を確認しておくと安心です。
特殊なケースの必要書類は？
不動産売却では、売主本人が手続きを行う通常のケースだけでなく、成年後見人、法人、海外在住者、相続財産清算人などが売却手続きを行うケースもあります。このような場合は、通常の必要書類に加えて、権限や本人確認を証明する書類が必要になります。
成年後見人が不動産売却をする場合
所有者本人が認知症などで判断能力を十分に持たない場合、成年後見人が本人に代わって不動産を売却することがあります。
この場合は、通常の売却書類に加えて、次のような書類が必要になります。
・成年後見登記事項証明書
・成年後見人の本人確認書類
・成年後見人の印鑑証明書
・家庭裁判所の許可書
特に、本人が住んでいた家や将来戻る可能性のある家など、居住用不動産を売却する場合は、家庭裁判所の許可が必要です。裁判所でも、成年後見人が本人の居住用不動産を処分するには家庭裁判所の許可が必要で、許可を得ずに処分した場合は無効になると案内されています。
法人が不動産売却をする場合
法人名義の不動産を売却する場合は、個人の売却とは異なり、会社の存在や代表者の権限を確認する書類が必要になります。
主に必要になる書類は、次のとおりです。
・法人の登記事項証明書
・法人の印鑑証明書
・代表者の本人確認書類
・会社実印
・必要に応じて取締役会議事録や株主総会議事録
たとえば、会社の重要な資産を売却する場合は、社内手続きとして取締役会や株主総会の承認が必要になることがあります。必要書類は会社の形態や不動産の扱いによって変わるため、司法書士や不動産会社に確認しながら準備しましょう。
海外在住の非居住者が不動産売却をする場合
売主が海外に住んでいる場合、日本国内で印鑑証明書や住民票を取得できないことがあります。その場合は、代わりに在外公館などで取得する証明書を用意します。
主に必要になる書類は、次のとおりです。
・署名証明書
・在留証明書
・本人確認書類
・委任状
・納税管理人に関する書類が必要になる場合もある
海外在住者は、日本の印鑑証明書の代わりに署名証明書を使うケースがあります。法務省でも、外国に居住していて印鑑証明書を取得できない場合の取り扱いとして、署名証明の添付について案内しています。
海外在住者の不動産売却は、書類の取得に時間がかかることが多いため、売却を検討し始めた段階で早めに司法書士や不動産会社へ相談しておきましょう。
相続財産管理人が不動産売却をする場合
相続人がいない、または相続人の存在が明らかでない場合は、家庭裁判所により相続財産清算人が選任されることがあります。以前は「相続財産管理人」と呼ばれることもありましたが、現在の記事では「相続財産清算人」と表記すると分かりやすいです。
相続財産清算人が不動産を売却する場合は、通常の売却書類に加えて、次のような書類が必要になります。
・相続財産清算人の選任審判書
・確定証明書
・相続財産清算人の本人確認書類
・家庭裁判所の権限外行為許可書
・売却対象不動産に関する資料
相続財産清算人が不動産を売却する場合、通常の売主のように自由に処分できるわけではありません。不動産の処分など保存行為を超える行為を行う場合は、家庭裁判所に権限外行為許可の申立てをして許可を受ける必要があります。裁判所の資料でも、不動産の処分は権限外行為の例として示されています。
このような特殊なケースでは、必要書類や手続きが通常より複雑になります。自己判断で進めると売買契約や登記手続きに支障が出る可能性があるため、早い段階で不動産会社、司法書士、弁護士などの専門家に相談することが大切です。
まとめ
不動産売却の必要書類は多岐にわたりますが、整理してみると各ステップで必要なものは明確です。早い段階から書類の有無を確認し、不足しているものは専門家と相談しながら再取得や代替手続きを進めることが、スムーズな売却への近道です。この記事の内容を参考に、計画的に準備を進めて、安心できる不動産取引を実現させてください。
この記事の監修者
エコリング不動産
宅地建物取引士・遺品整理士・相続葬送支援士・鑑定士
本田 和裕
北海道で不動産業14年従事、売買取引件数400件以上、不動産仲介・買取からリフォームプロデュース・再販売まで対応可能です。エコリングでは日用品・ブランド品の鑑定・査定も行っておりおウチまるごとの対応が出来ます！
